1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre nach § 109 AktG
Aktionär:innen, deren Anteile einzeln oder zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber:in dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten spätestens am 3. April 2024 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse investor.relations@mm.group oder per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS, zugeht. „Schriftlich“ bedeutet eigenhändige Unterfertigung oder firmenmäßige Zeichnung durch jeden:jede Antragsteller:in oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur oder bei Übermittlung per SWIFT mit Message Type MT598 oder Type MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000938204 im Text anzugeben ist.
Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, müssen jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.
Die Aktionär:inneneigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionär:innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber:innen der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.
Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III. dieser Einberufung) verwiesen.
2. Beschlussvorschläge von Aktionär:innen zur Tagesordnung nach § 110 AktG
Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionär:innen, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 15. April 2024 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) der Gesellschaft an 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, oder per E-Mail an investor.relations@mm.group, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF-Dokument, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.
Die Aktionär:inneneigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.
Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III. dieser Einberufung) verwiesen.
3. Auskunftsrecht der Aktionär:innen nach § 118 AktG
Jedem:Jeder Aktionär:in ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.
Der Vorsitzende der Hauptversammlung kann gemäß § 19 Abs 3 der Satzung das Frage- und Rederecht der Aktionär:innen zeitlich angemessen beschränken. Er kann insbesondere zu Beginn, aber auch während der Hauptversammlung, generelle und individuelle Beschränkungen der Rede- und Fragezeit anordnen.
Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich zu stellen, gerne aber auch schriftlich.
Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an den Vorstand übermittelt werden. Die Fragen können an die Gesellschaft per E-Mail an investor.relations@mm.group übermittelt werden.
4. Anträge von Aktionär:innen in der Hauptversammlung nach § 119 AktG
Jeder:Jede Aktionär:in ist – unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz – berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Voraussetzung hiefür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung. Liegen zu einem Punkt der Tagesordnung mehrere Anträge vor, so bestimmt gemäß § 119 Abs 3 AktG der Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung.
5. Information zum Datenschutz für Aktionär:innen
Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft, 1040 Wien, Brahmsplatz 6, verarbeitet als Verantwortliche personenbezogene Daten der Aktionär:innen (insbesondere jene gemäß § 10a Abs 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des:der Aktionär:in, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten), um den Aktionär:innen die Teilnahme und Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten erhält die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft direkt von den Betroffenen oder auf deren Instruktion von Banken, soweit diese Wertpapierdepots verwalten.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 (1) c) DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär:innen ist für die Teilnahme von Aktionär:innen und deren Vertreter:innen an der Hauptversammlung und deren Durchführung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich, ohne die Datenbereitstellung kann eine Teilnahme und die Rechtsausübung nicht ordnungsgemäß ermöglicht werden.
Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Eine Übermittlung an Stellen außerhalb des/der EWR/EU ist nicht beabsichtigt. Nimmt ein:eine Aktionär:in an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionär:innen bzw. deren Vertreter:innen, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmer:innenverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionär:innendaten (insbesondere das Teilnehmer:innenverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).
Die Daten der Aktionär:innen werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Im Zusammenhang mit der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen im Einzelfall kann es, unter Umständen auch in Verbindung mit Gerichtsverfahren, zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.
Jeder:Jede Aktionär:in hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO.
Diese Rechte können Aktionär:innen gegenüber der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse privacy@mm.group oder über die folgenden Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten geltend machen:
Dr. Christian Wodnek, LL.M.
Group Data Privacy Officer
c/o Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft
1040 Wien, Brahmsplatz 6
Zudem steht den Aktionär:innen ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu.
Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft www.mm.group zu finden.
